Eigen fysiotherapiepraktijk starten
Een eigen fysiotherapiepraktijk starten, geeft het nodige regelwerk. Met een goede en tijdige voorbereiding kunt u sneller van start. We hebben een handige checklist voor u opgesteld met de belangrijkste zaken die u moet regelen.
01. Maak een ondernemingsplan
In het ondernemingsplan beschrijft u hoe u uw eigen fysiotherapiepraktijk gaat opzetten. Hierin beantwoordt u in ieder geval deze belangrijke vragen:
- Hoe gaat uw onderneming er uitzien? Neemt u personeel aan, besteedt u bepaalde ondernemingstaken (bijv. uw boekhouding) uit, of doet u alles zelf?
- Welke vaardigheden heeft u die u een goede ondernemer maken ?
- Wat maakt uw fysiopraktijk uniek? Denk aan een specialisme, zoals kinderfysiotherapie, of een breed aanbod. Biedt u alleen fysiotherapie of gecombineerd met andere paramedische zorg?
- Waar gaat u de praktijk vestigen ? Denk hierbij ook aan de wensen en eisen t.a.v. uw behandelruimte, de apparatuur die u nodig heeft, en bereikbaarheid.
- Wat kosten uw behandelingen? Welke omzet heeft u minimaal nodig, om uw praktijk levensvatbaar te maken en voor uzelf een inkomen te realiseren?
- Hoe komt u aan patiënten ?
- Heeft u voldoende startkapitaal? Hoe gaat u de financiering regelen wanneer uw eigen middelen onvoldoende zijn?
02. Inschrijven bij de Kamer van Koophandel
De Kamer van Koophandel (KvK) is het handelsregister waar alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland zich moeten inschrijven. Bijkomend voordeel is dat u na het aanmelden bij de KvK direct bent aangemeld bij de Belastingdienst.
03. Inschrijven in het BIG-Register
Met een BIG-registratie ontvangt u het recht tot het voeren van de wettelijk beschermde beroepstitel “Fysiotherapeut” en valt u onder het tuchtrecht. Het afhandelen van een complete aanvraag voor registratie in het BIG-register mag wettelijk gezien maximaal 8 weken duren. BIG staat overigens voor ‘Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg’.
04. Aanvragen AGB-Code
Om te kunnen declareren bij een verzekeraar of wanneer de patiënt de factuur zelf wil indienen bij de verzekeraar, dient u een AGB-code (Algemeen Gegevens Beheer) te hebben. Met deze code kunt u zich o.a. identificeren bij de zorgverzekeraars. De AGB-code heeft u ook nodig als u een contract met een zorgverzekeraar wil afsluiten (zie punt 6 – Contracten – in deze Checklist). Vraag de code aan bij Vektis. De gemiddelde wachttijd voor het aanvragen van een nieuwe AGB-code bedraagt momenteel 45 tot 55 dagen.
05. Aanvragen Vecozo certificaat
Als u wilt declareren bij zorgverzekeraars heeft u een VECOZO-certificaat nodig. VECOZO is het communicatiepunt dat de declaraties tussen zorgverlener en verzekeraar verzorgt. Een certificaat is een digitale sleutel waarmee u toegang krijgt tot de beveiligde delen van de website van VECOZO.
Er zijn twee soorten certificaten, namelijk een persoonlijk en een systeem certificaat. Wij adviseren u beide aan te vragen. Er zijn geen kosten aan verbonden.
- Persoonlijk certificaat: Dit certificaat wordt persoonsgebonden uitgegeven. De gebruiker kan er rechtstreeks via de website van VECOZO mee inloggen.
- Systeem certificaat: Met dit certificaat is het mogelijk om uw EPD software pakket, zoals Medikad, te koppelen met VECOZO. U kunt voor de hele praktijk declaraties indienen.
06. Afsluiten contracten verzekeraars (of contractvrij werken)
Gaat u rechtstreeks declareren bij de verzekeraar, dan dient u met de verschillende verzekeraars een vergoedingencontract af te sluiten. In Nederland kennen we 10 verzekeringsconcerns, waar alle losse verzekeraars (labels) onder vallen.
U kunt er ook voor kiezen om als contractvrije fysiotherapeut te gaan werken. Kijk op contractvrij werken voor meer informatie.
In het Overzicht Zorgverzekeraars Fysiotherapie vindt u alle verzekeraars met daarbij de juiste link voor u als fysiotherapeut om een contractaanvraag in te dienen.
07. Aanmelden en vergunning aanvragen Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza)
Als u zorg verleent die valt onder de WLZ, ZVW of de Jeugdwet, dan bent u verplicht om u te registreren als nieuwe zorgaanbieder en moet uw praktijk over een vergunning beschikken. Voor het verkrijgen van die vergunning dient uw bedrijfsvoering en uw praktijkadministratie aan bepaalde voorwaarden te voldoen. Zo moet uw financiële jaarverantwoording volgens bepaalde vormvereisten opgesteld worden en moet u deze openbaar maken in een speciaal register.
Aanmelden als nieuwe zorgaanbieder of jeugdhulpaanbieder kan via Toetreding Zorgaanbieders (max. 3 maanden voordat u de eerste zorg verleent). U kunt op deze website tevens een online kwaliteitscheck doen waardoor u weet in hoeverre uw bedrijfsvoering voldoet aan de vergunningvoorwaarden.
08. Aanmelden bij LDF (Landelijke Database Fysiotherapie) of LDK
Afhankelijk van het type contract dat u met een zorgverzekeraar sluit, kan de verzekeraar van u verlangen om aangesloten te zijn op een LDF, een landelijke database voor fysiotherapie, en mee te werken aan de data-uitwisseling. U heeft 2 mogelijkheden: gebruikmaken van de LDF van beroepsvereniging KNGF, of van Landelijke Dataverzameling Keurmerk van Keurmerk Fysiotherapie. Op Landelijke Database Fysiotherapie leest u wat de LDF is en hoe u kunt aanmelden. Op Keurmerk Fysiotherapie vindt u informatie over het LDK.
EPD software Medikad ondersteunt uw data-uitwisseling met beide partijen door een geïntegreerde koppeling met zowel LDF als LDK.
09. Handige koppelingen
- Fytek: Fytek is een online webapplicatie ter automatisering van uw fysiopraktijk. Het vergemakkelijkt het meegeven en bijhouden van oefeningen aan uw patiënten, en kan eenvoudig aan het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) worden gekoppeld. Ook geeft Fytek u de mogelijkheid tot beeldbellen met uw patiënten.
- Zorgmail: Met ZorgMail kunt u op een beveiligde wijze communiceren met uw patiënt en de verwijzer/huisarts.
- Zorgvergoeding: Dienst die u inzage geeft in het soort vergoeding waar uw patiënt recht op heeft. Wanneer u zich registreert via Zorgvergoeding kunt u uw inloggegevens invoeren in uw EPD en op deze manier de service van Zorgvergoeding gebruiken om binnen uw software inzage te krijgen in de pakketinhoud van uw patiënten. Het is overigens niet mogelijk om te zien hoeveel behandelingen uw patiënt nog over heeft.
10. Regel de juridische zaken, incl. verplichte klachtenregeling
U heeft een aantal verzekeringen nodig wanneer u een eigen fysiotherapiepraktijk gaat starten. De belangrijkste zijn:
- bedrijfsaansprakelijkheid
- beroepsaansprakelijkheid
- arbeidsongeschiktheid
- ongevallen
- rechtsbijstand
Verplichte klachtenregeling (Wkkgz)
Tevens bent u verplicht een interne Klachtenregeling op te stellen, conform de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (de Wkkgz).
Dit houdt in dat u aangeeft hoe u omgaat met klachten van uw patiënten over de verkregen behandeling. En u moet uw patiënten de mogelijkheid bieden om gratis een onafhankelijke klachtenfunctionaris te benaderen.
Ook moet u met uw praktijk aangesloten zijn bij de Geschillencommissie Fysiotherapie.
Voorbeeld-documenten voor een klachtenregeling vindt u bijvoorbeeld op de website van de KNGF. Verdere ondersteuning door de KNGF hangt af van uw type lidmaatschap. Raadpleeg de website voor meer informatie. Ook Stichting Keurmerk Fysiotherapie biedt u ondersteuning, als u bij hen bent aangesloten.
11. Patiënttevredenheidsmeting en prestatieverantwoording
De PREM (Patient Reported Experience Measure) is bedoeld om de transparantie in de prestaties van zorgaanbieders te bevorderen. De PREM bestaat kortweg uit een vragenlijst die de patiënt na minstens twee behandelingen ontvangt. De zorgverlener moet zich aansluiten bij één van de 3 PREM-leveranciers. Op uw aangeven verstuurt de PREM-leverancier de vragenlijst naar de door u opgegeven patiënt. Leveranciers van PREMs zijn Mediquest, QDNA en Qualiview.
Veel EPD softwarepakketten hebben een koppeling met één of meer PREM-leveranciers. Zo heeft EPD software Medikad een koppeling met alle 3 PREM-leveranciers.
12. Informatie bij uw beroepsvereniging en de NZa
Bij uw beroepsvereniging kunt u vaak veel praktische informatie vinden over het starten van een eigen fysiopraktijk. De KNGF kent ook de starterscoach. Kijk op hun website voor meer informatie.
Ook de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit) biedt veel informatie over het zorgbeleid, beleidsregels en voorschriften (bijv. declaratie-afspraken en tarieven) voor paramedische zorgverleners, zoals fysiotherapeuten.
13. EPD software voor patiënt- en praktijkadministratie
U krijgt te maken met veel administratieve zaken zoals afspraken vastleggen, verslaglegging van patiëntbehandelingen, facturatie, de juiste codes voor de verzekeraars en de gehele financiële praktijkadministratie. Een goed EPD software pakket dat u daarin ondersteunt, is onontbeerlijk. Er zijn verschillende aanbieders van EPD software. Het softwarepakket Medikad van MadeWare is een goede en betaalbare software voor uw EPD (elektronisch patiënten dossier), afgestemd op fysiotherapeuten en de verslagleggingsrichtlijnen van de KNGF.
Declareren doet u snel en simpel met dankzij de Vecozo-koppeling. Medikad bevat vele templates voor correspondentie met uw patiënt of huisarts, die u kunt aanpassen naar uw eigen stijl en gebruik. Koppel uw externe boekhoudpakket aan Medikad, of doe uw boekhouding rechtstreeks in Medikad, en u heeft uw complete praktijkadministratie op één plek. Op madeware.nl/software-fysiotherapie leest u meer over Medikad.
