Eigen ergotherapiepraktijk starten – checklist
Een eigen ergotherapiepraktijk opzetten vraagt voorbereiding en tijd. Bij Madeware, leverancier van EPD software Medikad, krijgen we vaak vragen over de benodigde registraties, contracten met verzekeraars, facturatie en praktijkadministratie. We hebben een checklist opgesteld.
01. Maak een ondernemingsplan
Hierin beschrijft u hoe u uw eigen ergotherapiepraktijk gaat opzetten. U geeft antwoord op deze belangrijke vragen:
- Hoe gaat uw onderneming er uitzien? Neemt u personeel aan, of doet u alles zelf?
- Welke vaardigheden heeft u die u een goede ondernemer maken ?
- Wat maakt uw ergotherapiepraktijk uniek?
– een specialisme, zoals handtherapie of kinderergotherapie, of juist een breed aanbod
– biedt u in uw praktijk alleen ergotherapie of werkt u samen met andere zorgspecialisten - Waar gaat u de praktijk vestigen ? Denk hierbij ook aan de wensen en eisen t.a.v. uw behandelruimte, de apparatuur die u nodig heeft, en bereikbaarheid.
- Wat kosten uw behandelingen? Welke omzet heeft u minimaal nodig, om uw ergotherapiepraktijk rendabel te maken?
- Hoe komt u aan patiënten ?
- Heeft u voldoende startkapitaal? Hoe gaat u de financiering regelen, als uw eigen middelen onvoldoende zijn?
02. Inschrijven bij de Kamer van Koophandel
De Kamer van Koophandel (KvK) is het handelsregister waar alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland zich moeten inschrijven. Bijkomend voordeel is dat u na het aanmelden bij de KvK direct bent aangemeld bij de Belastingdienst.
03. Aanmelden bij Kwaliteitsregister Paramedici – aanbevolen voor ergotherapeuten
Ergotherapeuten zijn niet wettelijk verplicht zich te registreren in het Kwaliteitsregister Paramedici. Zorgverzekeraars verlangen echter steeds vaker dat u wél kwaliteit geregistreerd bent, bijv. om declaraties te kunnen indienen. Registratie in het Kwaliteitsregister Paramedici betekent dat u voldoet aan de opleidingseisen van de Wet BIG (Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg) en de door uw beroepsgroep gestelde kwaliteitseisen. Op de beroepspagina voor ergotherapie van het Kwaliteitsregister Paramedici vindt u meer informatie over kwaliteitseisen en registratie-mogelijkheden.
04. AGB-code aanvragen
Om te kunnen declareren bij een verzekeraar of wanneer de patiënt de factuur zelf wil indienen bij de verzekeraar dient u een AGB-code (Algemeen Gegevens Beheer) aan te vragen. Met deze code kunt u zich o.a. identificeren bij de zorgverzekeraars. Ook als u een vergoedingencontract wil afsluiten met een zorgverzekeraar, heeft u deze AGB-code nodig. Vraag de code aan via Vektis. De gemiddelde wachttijd voor het aanvragen van een nieuwe AGB-code duurt 45 tot 55 dagen.
05. Vecozo certificaat aanvragen
Als u wilt declareren bij verzekeraars heeft u een VECOZO-certificaat nodig. VECOZO is het communicatiepunt dat de declaraties tussen zorgverlener en verzekeraar verzorgt. Een certificaat is een digitale sleutel waarmee u toegang krijgt tot de beveiligde delen van de website van VECOZO.
Er zijn twee soorten certificaten, namelijk een persoonlijk en een systeem certificaat. Wij adviseren u beide aan te vragen. Er zijn geen kosten aan verbonden.
- Persoonlijk certificaat: Dit certificaat wordt persoonsgebonden uitgegeven. De gebruiker kan er rechtstreeks via de website van VECOZO mee inloggen.
- Systeem certificaat: Met dit certificaat is het mogelijk om uw EPD software (bijv. Medikad) te koppelen met VECOZO. U kunt voor de hele praktijk declaraties indienen.
06. Registratie WTZA
Alle zorgverleners zijn verplicht zich te registreren als nieuwe zorgaanbieder volgens de Wet Toetreding ZorgAanbieders – de WTZA. En in sommige situaties moet uw praktijk over een vergunning beschikken. Aanmelden als nieuwe zorgaanbieder kan via www.toetredingzorgaanbieders.nl (max. 3 maanden voordat u de eerste zorg verleent). Via een WTZA-kwaliteitscheck weet u in hoeverre uw bedrijfsvoering voldoet aan de vergunningvoorwaarden, mocht dit voor u van toepassing zijn.
07. Contracten met zorgverzekeraars afsluiten (of niet)
Gaat u rechtstreeks declareren bij een verzekeraar, dan dient u met deze verzekeraar een contract af te sluiten. In Nederland kennen we
10 verzekeringsconcerns, waar alle losse verzekeraars (labels) onder vallen. In dit uitgebreide overzicht van alle verzekeraars vindt u de juiste link voor u als ergotherapeut. U kunt er ook voor kiezen om als contractvrije ergotherapiepraktijk te gaan werken.
Beroepsvereniging Ergotherapie Nederland geeft u ook veel informatie over het werken met verzekeringscontracten.
08. Handige koppelingen voor ergotherapiepraktijken
- Zorgmail: Met ZorgMail is het mogelijk om op een beveiligde wijze te communiceren met uw patiënt en de verwijzer/huisarts.
- Ergovergoeding: Dienst die u inzage geeft in het soort vergoeding waar uw patiënt recht op heeft. Wanneer u zich registreert via Ergovergoeding kunt u uw inloggevens invoeren in uw EPD en op deze manier de service van Ergovergoeding gebruiken om binnen uw software inzage te krijgen in de pakketinhoud van uw patiënten. Het overigens niet mogelijk om te zien hoeveel behandelingen uw patiënt nog over heeft.
- Google Agenda: Het is mogelijk om uw agenda in Medikad en Google Agenda met elkaar te synchroniseren. Uw afspraken en activiteiten zijn zichtbaar op uw telefoon/tablet. U kunt ook nieuwe afspraken vanaf uw telefoon maken. Deze verschijnen vrijwel direct in Medikad als activiteit. Deze activiteit kunt u gemakkelijk omzetten naar een afspraak.
09. Juridische zaken en verplichte Klachtenregeling (Wkkgz)
Als ergotherapeut heeft u te maken met een aantal specifieke (zorg)wetten en beroepsregels. Welke wet- en regelgeving van toepassing is, leest u op de vakpagina van Ergotherapie Nederland. Naast dat u patiënten behandelt, runt u ook een bedrijf – uw praktijk. Het is raadzaam om een verzekering af te sluiten voor enkele bedrijfsrisico’s. De belangrijkste zijn:
- bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid
- arbeidsongeschiktheid en ongevallen
- rechtsbijstand
Laat u eventueel adviseren door een jurist.
Verplichte klachtenregeling (Wkkgz)
De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) verplicht ergotherapeuten om een zgn. Klachtenregeling te hebben. In zo’n klachtenregeling geeft u aan hoe u omgaat met klachten van patiënten over de verkregen behandeling. Bovendien moet u uw patiënten gratis toegang bieden tot een onafhankelijke klachtenfunctionaris. Ook moet u aangesloten zijn bij een Geschillencommissie.
Uw beroepsvereniging, Ergotherapie Nederland, kan u verder informeren. Er zijn verschillende aanbieders van -ondersteuning bij- onafhankelijke klachtenbemiddeling en geschillenprocedures, bijv. het “Klachtenportaal Paramedici” van het Kwaliteitsregister Paramedici.
10. Patiënttevredenheidsmeting en prestatieverantwoording
De PREM (Patient Reported Experience Measure) is bedoeld om de transparantie in de prestaties van zorgaanbieders te bevorderen. De PREM bestaat kortweg uit een vragenlijst die de patiënt na minstens twee behandelingen ontvangt. De zorgverlener moet zich aansluiten bij één van de 3 PREM-leveranciers. De vragenlijst dient de zorgverlener zelf naar de patiënt te versturen, al dan niet met behulp van het gebruikte EPD softwarepakket. Leveranciers van PREMs zijn Mediquest, QDNA en Qualiview.
Veel EPD softwarepakketten hebben een koppeling met één of meer PREM-leveranciers. Zo heeft de EPD applicatie Medikad een koppeling met alle 3 PREM-leveranciers.
11. EPD software voor goede patiënt- en praktijkadministratie
U krijgt te maken met veel administratieve zaken zoals afspraken vastleggen, verslaglegging van patiëntbehandelingen, facturatie, de juiste codes voor de verzekeraars en de gehele financiële praktijkadministratie. Een goed EPD software pakket dat u daarin ondersteunt, is onontbeerlijk. Er zijn verschillende aanbieders van EPD software. Het softwarepakket Medikad van MadeWare is een goede en betaalbare software voor uw EPD (elektronisch patiënten dossier).
Declareren doet u snel en simpel dankzij de Vecozo-koppeling. Medikad bevat vele templates voor correspondentie met uw patiënt of huisarts, die u kunt aanpassen naar uw eigen stijl en gebruik. Koppel uw externe boekhoudpakket aan Medikad, of doe uw boekhouding rechtstreeks in Medikad, en u heeft uw complete praktijkadministratie op één plek. Op madeware.nl/software-ergotherapie leest u meer over Medikad.
12. Informatie bij uw beroepsvereniging en de NZa
Uw beroepsvereniging, Ergotherapie Nederland, biedt veel praktische informatie over het beroep, de wet- en regelgeving, praktijkvoering. (deels alleen toegankelijk als u lid bent) Als lid van de vereniging kunt u ook deelnemen aan de regionale beroeps-ledennetwerken.
Ook de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit) biedt veel informatie over het zorgbeleid, beleidsregels en voorschriften (bijv. declaratie-afspraken en tarieven) voor paramedische zorgverleners.
