Een eigen ergotherapiepraktijk opzetten vraagt voorbereiding en tijd. Bij Madeware, leverancier van EPD software Medikad, krijgen we vaak vragen over de benodigde registraties, contracten met verzekeraars, facturatie en praktijkadministratie. We hebben een checklist opgesteld.
Hierin beschrijft u hoe u uw eigen ergotherapiepraktijk gaat opzetten. U geeft antwoord op deze belangrijke vragen:
De Kamer van Koophandel (KvK) is het handelsregister waar alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland zich moeten inschrijven. Bijkomend voordeel is dat u na het aanmelden bij de KvK direct bent aangemeld bij de Belastingdienst.
Ergotherapeuten zijn niet wettelijk verplicht zich te registreren in het Kwaliteitsregister Paramedici. Zorgverzekeraars verlangen echter steeds vaker dat u wél kwaliteit geregistreerd bent, bijv. om declaraties te kunnen indienen. Registratie in het Kwaliteitsregister Paramedici betekent dat u voldoet aan de opleidingseisen van de Wet BIG (Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg) en de door uw beroepsgroep gestelde kwaliteitseisen. Op de beroepspagina voor ergotherapie van het Kwaliteitsregister Paramedici vindt u meer informatie over kwaliteitseisen en registratie-mogelijkheden.
Om te kunnen declareren bij een verzekeraar of wanneer de patiënt de factuur zelf wil indienen bij de verzekeraar dient u een AGB-code (Algemeen Gegevens Beheer) aan te vragen. Met deze code kunt u zich o.a. identificeren bij de zorgverzekeraars. Ook als u een vergoedingencontract wil afsluiten met een zorgverzekeraar, heeft u deze AGB-code nodig. Vraag de code aan via Vektis. De gemiddelde wachttijd voor het aanvragen van een nieuwe AGB-code duurt 45 tot 55 dagen.
Als u wilt declareren bij verzekeraars heeft u een VECOZO-certificaat nodig. VECOZO is het communicatiepunt dat de declaraties tussen zorgverlener en verzekeraar verzorgt. Een certificaat is een digitale sleutel waarmee u toegang krijgt tot de beveiligde delen van de website van VECOZO.
Er zijn twee soorten certificaten, namelijk een persoonlijk en een systeem certificaat. Wij adviseren u beide aan te vragen. Er zijn geen kosten aan verbonden.
Alle zorgverleners zijn verplicht zich te registreren als nieuwe zorgaanbieder volgens de Wet Toetreding ZorgAanbieders – de WTZA. En in sommige situaties moet uw praktijk over een vergunning beschikken. Aanmelden als nieuwe zorgaanbieder kan via www.toetredingzorgaanbieders.nl (max. 3 maanden voordat u de eerste zorg verleent). Via een WTZA-kwaliteitscheck weet u in hoeverre uw bedrijfsvoering voldoet aan de vergunningvoorwaarden, mocht dit voor u van toepassing zijn.
Gaat u rechtstreeks declareren bij een verzekeraar, dan dient u met deze verzekeraar een contract af te sluiten. In Nederland kennen we
10 verzekeringsconcerns, waar alle losse verzekeraars (labels) onder vallen. In dit uitgebreide overzicht van alle verzekeraars vindt u de juiste link voor u als ergotherapeut. U kunt er ook voor kiezen om als contractvrije ergotherapiepraktijk te gaan werken.
Beroepsvereniging Ergotherapie Nederland geeft u ook veel informatie over het werken met verzekeringscontracten.
Als ergotherapeut heeft u te maken met een aantal specifieke (zorg)wetten en beroepsregels. Welke wet- en regelgeving van toepassing is, leest u op de vakpagina van Ergotherapie Nederland. Naast dat u patiënten behandelt, runt u ook een bedrijf – uw praktijk. Verzekeringen die van toepassing zijn wanneer u een eigen ergotherapiepraktijk start of heeft:
Het is ook belangrijk om algemene voorwaarden op te stellen. Hierin beschrijft u bijvoorbeeld de aansprakelijkheid, betalingsvoorwaarden en de procedure rondom klachten, die u in uw praktijk wilt gaan gebruiken. Laat u eventueel adviseren door een jurist.
De PREM (Patient Reported Experience Measure) is bedoeld om de transparantie in de prestaties van zorgaanbieders te bevorderen. De PREM bestaat kortweg uit een vragenlijst die de patiënt na minstens twee behandelingen ontvangt. De zorgverlener moet zich aansluiten bij één van de 3 PREM-leveranciers. De vragenlijst dient de zorgverlener zelf naar de patiënt te versturen, al dan niet met behulp van het gebruikte EPD softwarepakket. Leveranciers van PREMs zijn Mediquest, QDNA en Qualiview.
Veel EPD softwarepakketten hebben een koppeling met één of meer PREM-leveranciers. Zo heeft de EPD applicatie Medikad een koppeling met alle 3 PREM-leveranciers.
U krijgt te maken met veel administratieve zaken zoals afspraken vastleggen, verslaglegging van patiëntbehandelingen, facturatie, de juiste codes voor de verzekeraars en de gehele financiële praktijkadministratie. Een goed EPD software pakket dat u daarin ondersteunt, is onontbeerlijk. Er zijn verschillende aanbieders van EPD software. Het softwarepakket Medikad van MadeWare is een goede en betaalbare software voor uw EPD (elektronisch patiënten dossier).
Declareren doet u snel en simpel dankzij de Vecozo-koppeling. Medikad bevat vele templates voor correspondentie met uw patiënt of huisarts, die u kunt aanpassen naar uw eigen stijl en gebruik. Koppel uw externe boekhoudpakket aan Medikad, of doe uw boekhouding rechtstreeks in Medikad, en u heeft uw complete praktijkadministratie op één plek. Op madeware.nl/software-ergotherapie leest u meer over Medikad.
Uw beroepsvereniging, Ergotherapie Nederland, biedt veel praktische informatie over het beroep, de wet- en regelgeving, praktijkvoering. (deels alleen toegankelijk als u lid bent) Als lid van de vereniging kunt u ook deelnemen aan de regionale beroeps-ledennetwerken.
Ook de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit) biedt veel informatie over het zorgbeleid, beleidsregels en voorschriften (bijv. declaratie-afspraken en tarieven) voor paramedische zorgverleners.