Eigen GGZ praktijk starten
Een eigen GGZ praktijk starten vraagt voorbereiding en tijd. Bij MadeWare, leverancier van EPD software Medikad, krijgen we vaak vragen over de benodigde registraties, contracten met verzekeraars, facturatie en praktijkadministratie. Deze vragen en de antwoorden hebben we voor u samengevat in de Checklist Eigen GGZ praktijk starten.
01. Maak een ondernemingsplan
In het ondernemingsplan beschrijft u hoe u uw GGZ praktijk gaat opzetten. U geeft antwoord op deze belangrijke vragen:
• Hoe gaat uw onderneming er uitzien? Neemt u personeel aan, of doet u alles zelf?
• Welke vaardigheden heeft u die u een goede ondernemer maken ?
• Wat maakt uw GGZ praktijk uniek?
– een specialisme, zoals gezinstherapie, of een breed aanbod
– werkt u zelfstandig of bent u gelieerd aan een netwerk van praktijken
• Waar gaat u de praktijk vestigen? Denk hierbij ook aan de wensen en eisen t.a.v. uw behandelruimte, de apparatuur die u nodig heeft, en bereikbaarheid en toegankelijkheid.
• Wat kosten uw behandelingen? Welke omzet heeft u minimaal nodig om uw praktijk rendabel te maken?
• Hoe komt u aan cliënten ?
• Heeft u voldoende startkapitaal? Hoe gaat u de financiering regelen, als uw eigen middelen onvoldoende zijn?
02. Inschrijven bij de Kamer van Koophandel
De Kamer van Koophandel (KvK) is het handelsregister waar alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland zich moeten inschrijven. Bijkomend voordeel is dat u na het aanmelden bij de KvK direct bent aangemeld bij de Belastingdienst.
03. Aanmelden bij het BIG-Register
Met een BIG-registratie ontvangt u het recht tot het voeren van de wettelijk beschermde beroepstitel en valt u onder het tuchtrecht. De BIG-registratie is verplicht voor een GZ-psycholoog, orthopedagoog-generalist en een psychotherapeut. U kunt zich aanmelden op www.bigregister.nl/registratie. BIG staat voor “Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg”. Het afhandelen van een complete aanvraag voor registratie in het BIG-register mag wettelijk gezien maximaal 8 weken duren.
04. AGB-code aanvragen
Om te kunnen declareren bij een verzekeraar dient u een AGB-code (Algemeen Gegevens Beheer) te hebben. Vraag deze code aan op Vektis. De gemiddelde wachttijd voor het verkrijgen van een nieuwe AGB-code is 45 tot 55 dagen. Met deze code kunt u zich identificeren bij de zorgverzekeraars, en kunt u een contract bij hen afsluiten.
05. Vecozo certificaat aanvragen
Als u wilt declareren bij zorgverzekeraars heeft u een VECOZO-certificaat nodig. VECOZO is het communicatiepunt dat de declaraties tussen zorgverlener en verzekeraar verzorgt. Een certificaat is een digitale sleutel waarmee u toegang krijgt tot de beveiligde delen van de website van VECOZO.
Er zijn twee soorten certificaten, namelijk een persoonlijk en een systeem certificaat. Wij adviseren u beide aan te vragen. Er zijn geen kosten aan verbonden.
- Persoonlijk certificaat: Dit certificaat wordt persoonsgebonden uitgegeven. De gebruiker kan er rechtstreeks via de website van VECOZO mee inloggen.
- Systeem certificaat: Met dit certificaat is het mogelijk om uw EPD software pakket, zoals Medikad, te koppelen met VECOZO. U kunt voor de hele praktijk declaraties indienen.
06. Contracten met verzekeraars afsluiten (indien gewenst)
Gaat u rechtstreeks declareren bij de verzekeraar, dan dient u met deze zorgverzekeraar(s) een contract af te sluiten. In Nederland kennen we 10 verzekeringsconcerns, waar alle losse verzekeraars (labels) onder vallen. U kunt er ook voor kiezen om contractvrij te gaan werken.
In het Overzicht Zorgverzekeraars GGZ vindt u alle verzekeraars met daarbij de juiste link om een contractaanvraag in te dienen.
07. Vergunning aanvragen WTZA
Als u zorg verleent die valt onder de WLZ, ZVW of de Jeugdwet, dan bent u verplicht om u te registreren als nieuwe zorgaanbieder en moet uw praktijk over een vergunning beschikking (Wet Toetreding ZorgAanbieders – Wtza). Voor het verkrijgen van die vergunning dient uw bedrijfsvoering en uw praktijkadministratie aan bepaalde voorwaarden te voldoen.
Zo dient uw financiële jaarverantwoording volgens bepaalde vormvereisten opgesteld te worden en moet u deze openbaar maken in een speciaal register.
Aanmelden als nieuwe zorgaanbieder of jeugdhulpverlener kan via Toetreding Zorgaanbieders (max. 3 maanden voordat u de eerste zorg verleent). Via een kwaliteitscheck weet u in hoeverre uw bedrijfsvoering voldoet aan de vergunningvoorwaarden.
08. Kwaliteitsstatuut opstellen
In de Zorgverzekeringswet is vastgelegd dat alle aanbieders van generalistische basis-ggz en gespecialiseerde ggz verplicht zijn een kwaliteitsstatuut openbaar te maken. Maak zelf een account of kijk voor meer informatie bij GGZ Kwaliteitsstatuut.
09. Handige koppelingen
Als u zich abonneert op een of meer van deze aanbieders, dan vergroot u het gemak van uw praktijkadministratie. Laat u uw EPD-programma koppelen aan het systeem van deze aanbieder(s), dan wordt het nog eenvoudiger.
- Zorgmail: met ZorgMail kunt u op een beveiligde wijze communiceren met uw cliënt en de verwijzer/huisarts.
- Zorgdomein: met ZorgDomein kunt u verslagen uitbrengen, beveiligd communiceren met verwijzers en andere zorgverleners, en uw zorgaanbod van uw praktijk kenbaar maken aan verwijzers in uw regio. Tevens kunt u hun verwijzingen digitaal ontvangen.
- Mijn Zorgaanbieder: met MijnZorgaanbieder kunt u geautomatiseerd afspraakbevestigingen en -herinneringen versturen aan uw cliënten. Per e-mail of sms. Ook kunt u formulieren, zoals SQ48 en CQi, versturen. Deze dienst kunt u alleen afnemen in combinatie met een abonnement op EPD softwarepakket Medikad.
- CBS Jeugdzorg : Wanneer u geregistreerd staat als jeugdhulp-verlener, kan het zijn dat u op een gegeven moment een brief ontvangt van het CBS om data aan te leveren. Vraag bij uw softwareleverancier na of uw EPD software een koppeling heeft om die gegevens te exporteren.
- Medikad, onze EPD software voor GGZ, heeft een handige export optie om dit snel en eenvoudig te doen.
10. Verzekeringen & juridische zaken eigen GGZ praktijk
U heeft een aantal juridische zaken te regelen wanneer u een eigen GGZ praktijk wil starten. U moet bijv. Algemene Voorwaarden opstellen, en een aantal (bedrijfs-)verzekeringen afsluiten. Denk aan:
- bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid
- arbeidsongeschiktheid en ongevallen
- rechtsbijstand
11. Wachttijd-info & data zorgvraagtypering aanleveren bij Zorgbeeldportaal
U dient uw wachttijd-informatie aan te leveren bij de NZa. Hiervoor heeft u een account bij Zorgbeeldportaal nodig. Vanaf januari 2023 levert u ook de gegevens over de zorgvraagtypering aan via dit portaal. Hoe u uw account kunt aanvragen, leest u op de website van NZa.
12. Kwaliteitsrichtlijnen verslaglegging
AKWA GGZ is een samenwerkingsverband van verschillende betrokkenen in de GGZ en ontwikkelt, beheert en ondersteunt het gebruik van kwaliteitsstandaarden. Deze standaarden bevatten aanbevelingen voor het herkennen, diagnosticeren en behandelen van psychische klachten. De standaarden en richtlijnen voor verslaglegging zijn gratis beschikbaar via AKWAGGZ. Bezoek GGZ Standaarden voor een toelichting op de verschillende standaarden.
AKWA GGZ beheert ook de CQi, een vragenformulier waarmee u patiënten-ervaringen met uw zorgverlening verzamelt. Dit geeft u inzicht in mogelijke kwaliteitsverbeteringen. Deze is te vinden in de ROM Bibliotheek op GGZ Dataportaal.
13. Informatie bij uw beroepsvereniging en de NZa
Bij uw beroepsvereniging kunt u vaak ook veel praktische informatie vinden over het starten van een eigen praktijk.
Zo biedt de NVGzP een Werkboek Starten Eigen Praktijk en een Starterschecklist. Maar ook het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP) geeft tips, en de LVVP voor vrijgevestigde psychologen heeft een uitvoerige pagina. Kijk op de website van deze beroepsverenigingen voor meer informatie.
Ook de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit) biedt veel informatie over het zorgbeleid, beleidsregels en voorschriften (bijv. declaratie-afspraken en tarieven) voor zorgverleners in de GGZ.
14. EPD software voor goede patiënt- en praktijkadministratie
U krijgt te maken met veel administratieve zaken zoals afspraken vastleggen, verslaglegging van patiëntbehandelingen, facturatie, de juiste codes voor de verzekeraars en de gehele financiëe praktijkadministratie. Een goed EPD softwarepakket dat u daarin ondersteunt, is onontbeerlijk.
Er zijn verschillende aanbieders van EPD software. Het softwarepakket Medikad van MadeWare is een goede en betaalbare software voor uw EPD (elektronisch patiënten dossier), afgestemd op GGZ therapeuten zoals psychologen, psychotherapeuten en coaches en de voor hen vereiste verslagleggingsrichtlijnen zoals HoNos.
Declareren doet u snel en simpel dankzij de Vecozo-koppeling. Medikad bevat vele templates voor correspondentie met uw patiënt of de huisarts, die u kunt aanpassen naar uw eigen stijl en gebruik. Koppel uw externe boekhoudpakket aan Medikad, of doe uw boekhouding rechtstreeks in Medikad, en u heeft uw complete praktijkadministratie op één plek. Op www.madeware.nl/software-ggz-psychologie leest u meer over Medikad.
