Probeer Medikad
3 maanden gratis!
Of maak gebruik van onze online demonstratie

Ergotherapiepraktijk starten

Een eigen ergotherapiepraktijk starten vraagt voorbereiding en tijd. MadeWare helpt regelmatig ergotherapeuten die in de opstartfase zitten van een eigen praktijk. Omdat we vaak vragen krijgen over registraties, contracten, declareren en de administratie, hebben we een checklist gemaakt. Waar moet u op letten als u een ergotherapiepraktijk start?

EPD software Medikad: ideaal voor startende ergotherapiepraktijken

U heeft in ieder geval een EPD administratieprogramma nodig. Welke software bij u past, hangt af van uw voorkeuren. Medikad is de ideale EPD software voor startende ergotherapiepraktijken. Het biedt een flexibel EPD, een handige declaratiemodule, en koppelingen met boekhoudpakketten. Op Medikad-voor-Ergotherapie leest u meer.

afbeelding

Checklist voor startende ergotherapiepraktijken:

1

Maak een ondernemingsplan

Hierin beschrijft u hoe u uw eigen ergotherapiepraktijk gaat opzetten. U geeft antwoord op deze belangrijke vragen:

  • Hoe gaat uw onderneming er uitzien? Neemt u personeel aan, of doet u alles zelf?
  • Welke vaardigheden heeft u die u een goede ondernemer maken ?
  • Wat maakt uw ergotherapiepraktijk uniek?
    – een specialisme, zoals handtherapie of kinderergotherapie, of juist niet
    – biedt u in uw praktijk alleen ergotherapie of werkt u samen met andere zorgspecialisten
  • Waar gaat u de praktijk vestigen ? Denk hierbij ook aan de wensen en eisen t.a.v. uw behandelruimte, de apparatuur die u nodig heeft, en bereikbaarheid.
  • Wat kosten uw behandelingen?
  • Hoe komt u aan klanten ?
  • Heeft u voldoende startkapitaal? Hoe gaat u de financiering regelen, als uw eigen middelen onvoldoende zijn?
2

Kamer van Koophandel

De Kamer van Koophandel (KvK) is het handelsregister waar alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland zich moeten inschrijven. Bijkomend voordeel is dat u na het aanmelden bij de KvK direct bent aangemeld bij de Belastingdienst.

3

Kwaliteitsregister Paramedici

Logopedisten zijn niet wettelijk verplicht zich te registreren in het Kwaliteitsregister Paramedici. Zorgverzekeraars verlangen echter steeds vaker dat u wél kwaliteit geregistreerd bent, bijv. om declaraties te kunnen indienen. Registratie in het Kwaliteitsregister Paramedici betekent dat u voldoet aan de opleidingseisen van de Wet BIG (Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg) en de door uw beroepsgroep gestelde kwaliteitseisen. U heeft overigens geen BIG registratie nodig.

4

AGB-Code

Om te kunnen declareren naar een verzekeraar of wanneer de patiënt de factuur zelf wilt indienen bij de verzekeraar dient u een AGB-code (Algemeen Gegevens Beheer) aan te vragen. Met deze code kunt u zich o.a. identificeren bij de zorgverzekeraars. Ook om een contract te krijgen bij een verzekeraar heeft u de AGB-code nodig. Vraag de code aan op vektis.nl/agb-register. De gemiddelde wachttijd voor het aanvragen van een nieuwe AGB-code ligt tussen de 1 tot 2 weken.

5

Vecozo

Als u wilt declareren naar de verzekeraars heeft u een VECOZO-certificaat nodig. VECOZO is het communicatiepunt die de declaraties tussen zorgverlener en verzekeraar verzorgd. Een certificaat is een digitale sleutel waarmee u toegang krijgt tot de beveiligde delen van de website van VECOZO.
Er zijn twee soorten certificaten, namelijk een persoonlijk en een systeem certificaat. Wij adviseren u beide aan te vragen. Dat kan hier. Er zijn geen kosten aan verbonden.

  • Persoonlijk certificaat: Dit certificaat wordt persoonsgebonden uitgegeven. De gebruiker kan er rechtstreeks via de website van VECOZO mee inloggen.
  • Systeem certificaat: Met dit certificaat is het mogelijk om Medikad te koppelen met VECOZO
6

Gaat u rechtstreeks declareren aan de verzekeraar, dan dient u met de verschillende verzekeraars een contract af te sluiten. In Nederland kennen we 10 verzekeringsconcerns, waar alle losse verzekeraars (labels) onder vallen. Via onderstaande links komt u direct op de juiste landingspagina van de verzekeraar terecht. Beroepsvereniging Ergotherapie Nederland heeft een speciale pagina hierover.

7

Handige koppelingen

  • Zorgmail: Met ZorgMail is het mogelijk om op een beveiligde wijze te communiceren met uw patiënt en de verwijzer/huisarts.
  • MijnZorgaanbieder: Met MijnZorgaanbieder kunt u geautomatiseerd afspraakbevestigingen en -herinneringen versturen aan uw patiënten, per e-mail of sms. Verlaag zo het aantal vergeten afspraken, en de verloren tijd in uw agenda.
  • Google Agenda: Het is mogelijk om uw agenda in Medikad en Google Agenda met elkaar te synchroniseren. Uw afspraken en activiteiten zijn zichtbaar op uw telefoon/tablet. U kunt ook nieuwe afspraken vanaf uw telefoon maken. Deze verschijnen vrijwel direct in Medikad als activiteit. Deze activiteit kunt u gemakkelijk omzetten naar een afspraak.
8

Verzekeringen / juridisch

Als ergotherapeut heeft u te maken met een aantal specifieke (zorg)wetten. Welke wet- en regelgeving van toepassing is, leest u op deze pagina. Naast dat u patiënten behandelt, runt u ook een bedrijf – uw praktijk. Verzekeringen die van toepassing zijn wanneer u een eigen ergotherapiepraktijk start:

  • bedrijfsaansprakelijkheid
  • beroepsaansprakelijkheid
  • arbeidsongeschiktheid
  • ongevallen
  • rechtsbijstand
9

Algemene voorwaarden

Ook is het belangrijk om algemene voorwaarden op te stellen. Hierin beschrijft u bijvoorbeeld de aansprakelijkheid, betalingsvoorwaarden en de procedure rondom klachten, die u in uw praktijk wilt gaan gebruiken.

10

Patiënttevredenheidsmeting

De PREM (Patient Reported Experience Measure) is om de transparantie in de prestaties van zorgaanbieders te bevorderen. De PREM bestaat kortweg uit een vragenlijst die de patiënt na minstens twee behandelingen kan ontvangen. In sommige contracten van de verzekeraar staat dat u de vragenlijst moet versturen via leveranciers van PREMs zoals Mediquest, QDNA en Qualiview.

11

Informatie bij uw beroepsvereniging

Uw beroepsvereniging, Ergotherapie Nederland, biedt veel praktische informatie over het beroep, de wet- en regelgeving, praktijkvoering. (deels alleen toegankelijk als u lid bent) Als lid van de vereniging kunt u ook deelnemen aan de regionale beroeps-ledennetwerken.

!

De administratie

Bij het starten van uw eigen ergotherapiepraktijk krijgt u te maken met veel administratieve zaken zoals afspraken vastleggen, facturatie, verslaglegging van patiëntbehandelingen, de juiste codes voor de verzekeraars en de gehele financiële praktijkadministratie. MadeWare heeft veel ervaring met ergotherapeuten die een eigen praktijk starten en helpt u graag op weg. Bel ons gerust voor een oriënterend gesprek.

Probeer onze administratiesoftware Medikad nu drie maanden gratis en vrijblijvend met onze proefversie, of  volg een live-online demonstratie met een van onze medewerkers.

“Ik vind Medikad praktisch en duidelijk: als administratiesoftware doet het wat het moet doen, zonder dat je onnodig veel moet klikken of zelf instellen. Vanaf het begin is het contact met MadeWare erg prettig, de mensen van de helpdesk zijn heel klantgericht. Moet er iets aangepast worden in de software, dan pakken ze dat op en zit het in de volgende update.”
“De medewerkers van de helpdesk zijn deskundig, en komen hun beloftes na. Mijn vraag wordt eigenlijk altijd beantwoord, of ik krijg een reactie wanneer ze erop terugkomen. De snelheid van uitvoering is soms echt WOW! Ze houden er rekening mee dat ik een gebruiker ben, geen IT’er – ze leggen de dingen begrijpelijk uit, en nemen de tijd voor je. Als het nodig is, leggen ze het gerust nog een keer uit."